Ein klarer Leitfaden für Vermieter und Mieter in Deutschland
Jedes Jahr sorgt sie für Diskussionen: die Nebenkostenabrechnung.
Manche Mieter zahlen nach, andere bekommen Geld zurück – und nicht selten entstehen Streitigkeiten, weil Positionen unklar oder fehlerhaft sind.
Für Vermieter ist deshalb entscheidend:
Was muss rechtlich zwingend in eine Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden?
Und was darf dort auf keinen Fall fehlen?
In diesem Artikel erklären wir verständlich und praxisnah, wie eine korrekte Nebenkostenabrechnung in Deutschland aufgebaut sein muss, welche Fristen gelten und welche Fehler häufig teuer werden.
1. Was ist eine Nebenkostenabrechnung überhaupt?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) listet alle umlagefähigen Kosten auf, die im Abrechnungszeitraum für eine Mietwohnung oder ein Mietshaus angefallen sind.
Rechtsgrundlage ist § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Wichtig:
Nebenkosten dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.
Ohne entsprechende Vereinbarung → keine Nachforderung möglich.
2. Welche Angaben sind gesetzlich Pflicht?
Damit eine Nebenkostenabrechnung wirksam ist, müssen folgende Punkte enthalten sein:
1) Abrechnungszeitraum
- Maximal 12 Monate
- Klar definiert (z. B. 01.01.2025 – 31.12.2025)
Eine Abrechnung über mehr als 12 Monate ist unwirksam.
2) Gesamtkosten des Gebäudes
Die Abrechnung muss die Gesamtkosten je Kostenart enthalten, nicht nur den Anteil des Mieters.
Beispiel:
- Gesamtkosten Heizung: 18.000 €
- Gesamtkosten Müllabfuhr: 2.400 €
Nur so kann der Mieter nachvollziehen, wie sein Anteil berechnet wurde.
3) Verteilerschlüssel
Es muss klar ersichtlich sein, wie die Kosten verteilt wurden.
Typische Verteilerschlüssel:
- Wohnfläche (m²)
- Personenzahl
- Verbrauch (z. B. Heizkosten)
- Wohneinheiten
Beispiel:
„Verteilung nach 100 m² von insgesamt 800 m² Wohnfläche.“
Fehlt der Verteilerschlüssel → Abrechnung angreifbar.
4) Berechnung des individuellen Anteils
Die Abrechnung muss transparent zeigen:
Gesamtkosten × Verteilerschlüssel = Anteil des Mieters
Rechenweg muss nachvollziehbar sein.
5) Abzug der Vorauszahlungen
Die vom Mieter geleisteten monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen müssen aufgeführt werden.
Beispiel:
- Vorauszahlungen: 2.400 €
- Tatsächliche Kosten: 2.650 €
- Nachzahlung: 250 €
3. Welche Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden?
Nicht jede Ausgabe des Vermieters darf auf den Mieter umgelegt werden.
Umlagefähige Betriebskosten (Auswahl):
- Grundsteuer
- Wasser- und Abwasserkosten
- Heizkosten
- Müllabfuhr
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege
- Hausmeister (anteilig)
- Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht)
- Beleuchtung Gemeinschaftsflächen
Nicht umlagefähig sind:
- Reparaturen
- Verwaltungskosten
- Bankgebühren
- Instandhaltung
- Rücklagenbildung
- Rechtsberatung
Viele Fehler entstehen, weil Vermieter Reparaturkosten versehentlich einrechnen.
4. Fristen: Wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2025
→ Abrechnung muss spätestens am 31.12.2026 zugestellt werden.
Verpasst der Vermieter diese Frist:
❌ Keine Nachforderung mehr möglich
✔ Guthaben des Mieters muss trotzdem ausgezahlt werden
5. Formelle vs. inhaltliche Fehler
Ein wichtiger Unterschied:
Formelle Fehler
- Fehlender Verteilerschlüssel
- Keine Gesamtkosten
- Kein Abrechnungszeitraum
→ Abrechnung insgesamt unwirksam.
Inhaltliche Fehler
- Rechenfehler
- falsche Quadratmeter
- falsche Verbrauchswerte
→ Korrigierbar.
6. Beispiel einer korrekten Nebenkostenabrechnung
Mietwohnung: 80 m²
Gesamte Wohnfläche: 800 m²
Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 – 31.12.2025
| Kostenart | Gesamtkosten | Anteil Mieter |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 4.000 € | 400 € |
| Müll | 2.400 € | 240 € |
| Heizung | 18.000 € | 1.800 € |
| Wasser | 3.200 € | 320 € |
| Summe | 27.600 € | 2.760 € |
Vorauszahlungen: 2.500 €
→ Nachzahlung: 260 €
Alle Punkte sind transparent, nachvollziehbar und vollständig.
7. Typische Streitpunkte zwischen Mieter und Vermieter
Diese Punkte führen besonders häufig zu Konflikten:
- Unklare Hausmeisterkosten
- Reparaturanteile versteckt in Nebenkosten
- falsche Wohnfläche
- verspätete Zustellung
- fehlende Belegeinsicht
Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht.
8. Belegeinsicht: Was dürfen Mieter prüfen?
Der Mieter darf:
✔ Rechnungen einsehen
✔ Verträge prüfen
✔ Verteilerschlüssel kontrollieren
✔ Verbrauchsdaten nachvollziehen
Der Vermieter muss die Unterlagen zugänglich machen, muss sie aber nicht automatisch mitschicken.
9. Digitalisierung der Nebenkostenabrechnung
Immer mehr Vermieter nutzen digitale Hausverwaltungssoftware.
Vorteile:
- transparente Berechnung
- weniger Rechenfehler
- automatische Verteilerschlüssel
- einfache Archivierung
Digitale Abrechnungen sind rechtlich zulässig, solange sie nachvollziehbar sind.
10. Fazit: Was muss in eine Nebenkostenabrechnung?
Eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung in Deutschland enthält zwingend:
✔ Abrechnungszeitraum
✔ Gesamtkosten je Kostenart
✔ Verteilerschlüssel
✔ Berechnung des Mieteranteils
✔ Abzug der Vorauszahlungen
Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung angreifbar.
Für Vermieter gilt:
Transparenz schützt vor Streit.
Für Mieter gilt:
Sorgfältig prüfen lohnt sich.
Hinweis:
Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient ausschließlich der allgemeinen Information. Für verbindliche Auskünfte sollten Sie einen Fachanwalt für Mietrecht konsultieren.